Se você nunca ouviu falar na lei de digitalização de documentos, essa é a chance de você entender o que diz essa lei de acordo com suas últimas alterações. Essa legislação impacta na rotina da maioria das empresas, portanto fique atento a essas dicas que nós da Monticelli e Pessoa trouxemos para você.

 

A cada dia mais a rotina empresarial adota meios modernos para facilitar as atribuições da empresa, a rotina das empresas prestadoras de serviço e até mesmo do consumidor final.

 

Diante dessa realidade as cópias físicas vão entrando em desuso e no seu lugar entra a digitalização de documentos, dentre outras modalidades de documentos digitais.

 

Essa prática, apesar de facilitar a rotina da empresa, precisa ser guiada pelo que dispõe a legislação para que se evitem transtornos futuros.

 

Não sabe do que estamos falando? Continue essa leitura!

  • Decreto recente ajuda as empresas a lidarem com a digitalização de documentos!

 

A digitalização de documentos não é um assunto novo, mas em 2020 este tópico ganhou um decreto para aclarar os métodos e as formas de digitalização aceitos para que não haja mais dúvidas.

 

Estamos falando sobre o Decreto nº 10.278, de 18 de Março de 2020, este dispositivo legal veio para regulamentar duas leis que já estavam em vigor, são elas: Lei nº 13.874, de 20 de setembro de 2019, e Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012.

 

Este decreto será aplicado para pessoas jurídicas de direito público interno e  por pessoas jurídicas de direito privado ou por pessoas naturais, ainda que envolva relações com particulares, por pessoas jurídicas de direito privado ou por pessoas naturais para comprovação perante outras empresas e órgãos públicos.

 

Importante mencionar que essas regras que citaremos aqui não se aplicam a documentos que são produzidos originalmente em formato digital, documentos referentes às operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional, documentos em microfilme, audiovisuais, documentos de identificação e documentos de porte obrigatório, visto que o Decreto em questão deixa expresso que ele não se aplica nessas situações.

  • O que diz o Decreto sobre a Digitalização de Documentos?

 

Em seu art. 04º o Decreto nº 10.278/20 dispõe que a digitalização de documentos deve observar os seguintes pressupostos:

 

  • integridade e a confiabilidade do documento digitalizado;
  • rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados;
  • o emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado;
  • a confidencialidade, quando aplicável.

Além disso, para que o documento digitalizado se equipare ao documento físico, existem requisitos essenciais de acordo com a legislação, são eles:

 

  • ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados;

 

E, além disso, devem cumpir o que determinam os anexos 1 e 2 do Decreto, conforme abaixo:

ANEXO I

PADRÕES TÉCNICOS MÍNIMOS PARA DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS  

DOCUMENTO RESOLUÇÃO MÍNIMA COR TIPO ORIGINAL FORMATO DE ARQUIVO*
Textos impressos, sem ilustração, em preto e branco 300 dpi Monocromático

(preto e branco)

Texto PDF/A
Textos impressos, com ilustração, em preto e branco 300 dpi Escala de cinza Texto/imagem PDF/A
Textos impressos, com ilustração e cores 300 dpi RGB (colorido) Texto/imagem PDF/A
Textos manuscritos, com ou sem ilustração, em preto e branco 300 dpi Escala de cinza Texto/imagem PDF/A
Textos manuscritos, com ou sem ilustração, em cores 300 dpi RGB (colorido) Texto/imagem PDF/A
Fotografias e cartazes 300 dpi RGB (colorido) Imagem PNG
Plantas e mapas 600 dpi Monocromático

(preto e branco)

Texto/imagem PNG

*Na hipótese de o arquivo ser comprimido, deve ser realizada compressão sem perda, de forma que a informação obtida após a descompressão seja idêntica à informação antes de ser comprimida. 

ANEXO II

METADADOS MÍNIMOS EXIGIDOS 

  1. a) Para todos os documentos:
Metadados Definição
Assunto Palavras-chave que representam o conteúdo do documento.

Pode ser de preenchimento livre ou com o uso de vocabulário controlado ou tesauro.

Autor (nome) Pessoa natural ou jurídica que emitiu o documento.
Data e local da digitalização Registro cronológico (data e hora) e tópico (local) da digitalização do documento.
Identificador do documento digital Identificador único atribuído ao documento no ato de sua captura para o sistema informatizado (sistema de negócios).
Responsável pela digitalização Pessoa jurídica ou física responsável pela digitalização
Título Elemento de descrição que nomeia o documento. Pode ser formal ou atribuído:

• formal: designação registrada no documento;

• atribuído: designação providenciada para identificação de um documento formalmente desprovido de título.

Tipo documental Indica o tipo de documento, ou seja, a configuração da espécie documental de acordo com a atividade que a gerou.
Hash (chekcsum) da imagem Algoritmo que mapeia uma sequência de bits (de um arquivo em formato digital), com a finalidade de realizar a sua verificação de integridade.
  1. b) Para documentos digitalizados por pessoas jurídicas de direito público interno:
Metadados Definição
Classe Identificação da classe, subclasse, grupo ou subgrupo do documento com base em um plano de classificação de documentos.
Data de produção (do documento original) Registro cronológico (data e hora) e tópico (local) da produção do documento.
Destinação prevista (eliminação ou guarda permanente) Indicação da próxima ação de destinação (transferência, eliminação ou recolhimento) prevista para o documento, em cumprimento à tabela de temporalidade e destinação de documentos das atividades-meio e das atividades-fim.
Gênero Indica o gênero documental, ou seja, a configuração da informação no documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação do documento.
Prazo de guarda Indicação do prazo estabelecido em tabela de temporalidade para o cumprimento da destinação.

  • Hoje, documentos físicos podem ser descartados?

 

Desde 2016 não existe a obrigatoriedade de que empresas mantenham documentos físicos em seus registros, com exceção de documentos de valor histórico.

 

Isso decorreu das legislações que citamos anteriormente que autorizam a destruição do arquivo impresso original após a sua digitalização.

 

Vale lembrar que este “descarte” de informações não pode ser feito de qualquer forma e nem em qualquer circunstância, ou seja, precisam obedecer  a digitalização conforme os moldes citados acima para após serem descartados.